Cartucce ufficio: quanto si spende di media in un anno a seconda degli utilizzi

Dicembre è alle porte ed è tempo di bilancio per le aziende che a gennaio dovranno ordinare le nuove forniture per l’ufficio. Se bene o male per carta, penna e matita il prezzo è quasi sempre invariato, quando si parla di materiale per rifornire le stampanti e le fotocopiatrici si rischia di andare seriamente in crisi. Ma quanto costano le cartucce per ufficio? E quale tipologia scegliere per poter risparmiare?

Spese per la cancelleria: quanto incidono le cartucce sul bilancio in ufficio

Le spese di cancelleria sono una voce molto importante per il bilancio di un ufficio e di solito gravano abbastanza su un ipotetico preventivo. Basti pensare che negli ultimi anni anche le amministrazioni condominiali si sono adattate ad inserire la suddetta voce nei preventivi annuali di gestione del condominio.

Ma come si può risparmiare su questa voce per farla gravare il meno possibile? Quali sono le cartucce e i toner che ci permettono di recuperare questa linea nel bilancio?

Il primo passo per risparmiare è essere consapevoli del costo reale di mantenimento delle proprie stampanti multifunzioni. Molto spesso le aziende hanno una piccola scorta di ricambi per cartucce e toner, per risparmiare, e per abbattere i costi minori, si affidano alle cartucce compatibili. Il problema sorge quando per mantenere una piccola giacenza di magazzino iniziano a lievitare i costi di per la gestione del magazzino stesso. Perché, nel caso in cui il macchinario dovesse rompersi definitivamente, l’azienda si troverebbe con delle scorte di magazzino inutilizzabili. Per questo motivo i macchinari solitamente sono soggetti a manutenzioni programmate. Quindi spesso gli acquisti in quantità, dove il numero abbatte il costo, non è proprio la scelta più saggia.

Allora come si può limitare questo spreco di denaro ed ottimizzare la voce di bilancio?

Innanzitutto è indispensabile fare una distinzione tra la cartuccia toner e quella a inchiostro liquido. Andiamo a capire quale potrebbe essere più vantaggiosa. Intanto va detto che queste due parole non possono essere usate come sinonimi perché le cartucce vengono impiegate per le stampanti inkjet, chiamate anche a getto d’inchiostro, mentre i toner sono utilizzati per le stampanti laser. Le cartucce sono a inchiostro liquido e quindi sono soggette al rischio che si secchino. Questo tipo di cartucce hanno un vantaggio ovvero quello di sostituire un solo colore per volta e quindi non necessitano sempre della sostituzione in blocco ogni volta che un colore esaurisca. Il discorso non vale se le cartucce colorate sono collocate in camere separate ma nella stessa cartuccia.

I toner invece sono utilizzati nelle stampante laser e nelle fotocopiatrici, non contengono inchiostro liquido e quindi non c’è pericolo che si secchi. È utile se chi stampa ha bisogno di copie in velocità, la qualità è molto buona per i testi ma non per le immagini, che invece sono ottimizzate dalla stampante a inchiostro liquido. Quando un ufficio ha bisogno di risparmiare, deve necessariamente acquistare il macchinario che più conviene e questo è il risparmio migliore. Oggi sono sempre più diffuse le stampanti sia laser che inkjet multifunzione. Questo significa che non assolvono solo la tradizionale funzione di stampa, ma includono anche fax, scanner, lettura di dati da una periferica esterna.

La differenziazione va fatta anche su consumabili, compatibili, originali e rigenerate. Quali comprare per risparmiare?

Innanzitutto quando si va a comprare una cartuccia bisogna pensa che una originale e una compatibile avranno delle riuscite di stampa differenti. A seconda dell’uso da fare si opta per l’acquisto di consumabili originali o rigenerati. Quindi nel momento in cui un’azienda dovrà fare il proprio bilancio, sarà necessario controllare la destinazione d’uso dei macchinari (stampare testi in velocità oppure prediligere la qualità) per poi procedere agli acquisti mirati e coscienziosi.