Costi stampante: come risparmiare in ufficio?

Quando si parla di costi di gestione, le stampanti per ufficio possono rappresentare un problema nascosto per l'azienda. La stampa, soprattutto in grandi volumi, può diventare rapidamente costosa. Per questo motivo molte aziende finiscono per investire in macchine di fascia alta che costano migliaia di dollari in anticipo e poi, ogni mese, in costose spese di manutenzione. Ma c'è un'alternativa più economica! Con alcune semplici modifiche alle impostazioni della stampante e alcuni accorgimenti, è possibile ridurre i costi fino al 50%. Ecco 6 cose da sapere per ridurre i costi delle stampanti per ufficio.

Ridurre la risoluzione di stampa

La risoluzione di stampa è il numero di punti per pollice (DPI) che una stampante utilizza per stampare su carta. Più alta è la risoluzione di stampa, più inchiostro viene utilizzato dalla stampante e più costosa è la carta. La stampa ad alta risoluzione è raramente necessaria. In realtà, la maggior parte dei documenti non richiede affatto una risoluzione elevata. In molti casi, un documento a bassa risoluzione avrà lo stesso aspetto di una versione ad alta risoluzione, ma utilizzerà meno inchiostro e quindi meno carta. Inoltre, di solito nessun altro noterà la differenza tra le due versioni, il che significa che potete ridurre i costi di stampa abbassando la risoluzione della vostra stampante.

Utilizzare cartucce rigenerate

Le cartucce per stampanti nuove sono molto costose. Per questo motivo molte persone optano per le cartucce rigenerate. Le cartucce rigenerate sono cartucce riciclate che sono state riempite di nuovo inchiostro. Sono generalmente più economiche delle cartucce nuove e utilizzano meno materiali, con conseguente riduzione dei rifiuti. Molti clienti preferiscono le cartucce rigenerate a quelle nuove perché sono più economiche, funzionano altrettanto bene e rispettano l'ambiente. Sono molte le cose che si possono fare per ridurre i costi di gestione di una stampante da ufficio. Seguendo questi consigli, è possibile ridurre la quantità di denaro speso per stampanti e inchiostro, nonché la quantità di rifiuti generati dalla stampa.

Stampato solo in bianco e nero

È raro che i documenti aziendali richiedano il colore, e ancora più raro è che vengano stampati a colori. Ma quando lo sono, possono essere estremamente costosi. Per evitare queste spese, cercate di stampare i documenti in bianco e nero quando possibile. In questo modo si ridurranno notevolmente i costi di stampa dei documenti e il volume di carta utilizzato. Per risparmiare ulteriormente sui costi, utilizzate una cartuccia nera invece di una cartuccia a tre colori e, quando possibile, utilizzate una stampante laser in bianco e nero invece di una stampante a getto d'inchiostro.

Non stampare pagine inutili

Potrebbe sembrare un suggerimento ovvio, ma molte aziende stampano pagine inutili senza nemmeno rendersene conto. La maggior parte delle stampanti ha una quantità significativa di funzioni automatiche integrate. Molte di queste, come la data e l'ora, il nome del documento e il tipo/dimensione della carta, possono essere eliminate dal lavoro di stampa. Analogamente, molte stampanti sono dotate di una serie di impostazioni di stampa predefinite. Di solito sono progettate per la normale stampa in bianco e nero. Se si stampa un documento a colori, è opportuno disattivare queste impostazioni. In caso contrario, si rischia di stampare pagine inutili con timbri di data e ora non necessari.

Aggiornare il software della stampante

Il software della stampante può essere obsoleto e ciò può influire sulla qualità dei documenti stampati. Un software poco curato può anche far sì che la stampante utilizzi più inchiostro del necessario. L'aggiornamento del software della stampante può contribuire a risolvere questi problemi, riducendo i costi di manutenzione della stampante. Inoltre, l'aggiornamento del software della stampante può contribuire a risolvere problemi quali l'impossibilità di stampare determinati documenti a colori. Ciò può comportare problemi di stampa inutili e spreco di carta.

Stampa su entrambi i lati della carta

È un modo semplice ma molto efficace per ridurre la quantità di carta utilizzata. Molte stampanti, anche di fascia bassa, sono in grado di stampare su entrambi i lati del foglio. Ciò può contribuire a ridurre la quantità di carta utilizzata e, di conseguenza, il costo della stampa. In molti casi, stampare su entrambi i lati di un foglio può essere più economico che stampare su un solo lato.