Come risparmiare in ufficio: 10 consigli da mettere subito in pratica

Risparmiare in azienda è fondamentale: in un simile contesto, infatti, l’obiettivo è quello di conciliare un aumento del profitto con la massima riduzione delle spese. Ecco perché abbiamo pensato di fornirvi una serie di consigli per raggiungere questo scopo, e per ottimizzare i costi da investire negli ambienti di lavoro.

Ci soffermeremo, nello specifico, su come non sprecare la carta, come stampare con poco inchiostro e – nel complesso – come diminuire i consumi di energia elettrica. Questi aspetti sono essenziali in un ufficio, dove strumenti come il computer e la stampante sono utilizzati ogni giorno.

Qualunque attività richiede un certo budget, da suddividere tra stipendi dei dipendenti, manutenzione ordinaria e straordinaria delle strutture, dispositivi, elementi di cancelleria ecc. L’ideale sarebbe sfruttare tutte le risorse in maniera razionale, fattore necessario per un buon andamento dell’economia e per il successo dell’impresa.

Limitare l’uso dell’inchiostro

Innanzitutto, vediamo come risparmiare in ufficio sull’inchiostro della stampante.

Una prima riflessione che bisogna fare riguarda la tipologia di apparecchio. Nel senso che, in commercio, vi sono stampanti inkjet e stampanti laser: queste ultime sono ottime per stampare, ogni tanto, molti fogli in poco tempo, mentre quelle a getto di inchiostro sono adeguate a un impiego più frequente ma meno intensivo. Chiaramente, con una inkjet cresce l’uso dell’inchiostro.

Un altro suggerimento che vi proponiamo consiste nello stampare in bianco e nero laddove possibile. Vi sono documenti per cui sono importanti i colori, per esempio se sulla pagina sono presenti dei loghi o altri dettagli del genere; spesso, però, tendiamo a stampare con questa modalità anche se non è indispensabile. Correggendo questo comportamento, si risparmierà moltissimo sul ciano, sul magenta e sul giallo.   

Risparmiare sulla carta

Passiamo a un altro argomento, ovvero il risparmio della carta. Questo dovrebbe essere di base in qualsiasi azienda, sia per il business in sé sia per la tutela dell’ecosistema.

Negli uffici i fogli di carta si comprano in risme, e non di rado costituiscono una delle spese maggiori. Da questo punto di vista, per contenere le uscite di denaro si potrebbe:

• stampare con caratteri più piccoli (e, di conseguenza, su un numero inferiore di pagine);
• ricorrere alla carta riciclata;
• sostituire la stampa con le e-mail se c’è questa opportunità;
• stampare fronte/retro.

Scegliere le cartucce giuste

Le cartucce non sono tutte uguali! Dopo aver analizzato come risparmiare in ufficio con l’inchiostro della stampante, esaminiamo le migliori cartucce per tutte le esigenze.

Vi sono, per cominciare, quelle standard e quelle ad alta capacità. Ovviamente le prime sono disponibili a un prezzo più basso, ma le seconde rappresentano a lungo termine un investimento più conveniente. È stato calcolato un risparmio del 20% circa con le cartucce ad alta capacità, a meno che le operazioni di stampa non siano sporadiche (in tale situazione vanno bene le standard).

Sono perfette, poi, le cartucce multipack. Ancora una volta, il costo iniziale sarà più elevato ma sarà compensato nei momenti successivi. 

Le cartucce rigenerate

Esistono anche le cartucce rigenerate: ossia quelle che vengono rinnovate e riutilizzate. In parole povere, il contenitore vuoto è ricaricato con l’inchiostro e usato nuovamente per la stampa.

Questa soluzione è utile soprattutto per il pianeta, dato che permette di abbattere l’impatto sull’ambiente e di non gettare continuamente gli involucri vecchi delle cartucce.

Stampare solo se serve davvero

Un tip in apparenza scontato è il seguente: stampate soltanto se è necessario!

Non sempre viene in mente, ma vi sono diversi modi per rimpiazzare un foglio di carta stampata. Un’e-mail, una scannerizzazione, una telefonata, un fax. Le stampanti multifunzione si comportano anche come scanner, e consentono di inviare agevolmente ogni documento.

Attenzione alla stampa delle pagine web: queste sono ricche di dati in più che aumentano tantissimo gli sprechi. Comunque, una stampa logica e consapevole dei file limita di molto il consumo sia della carta sia dell’inchiostro.

I font eco-friendly

Una buona notizia: alcuni font sono eco-friendly. Sono progettati, cioè, per richiedere meno inchiostro perché contraddistinti da una struttura “bucherellata”.

Se vi state domandando se questo elemento influirà in negativo sulla qualità della stampa, la risposta è no. Non abbiate timore a selezionare un font green, anche se più sconosciuto di quelli classici. Anzi, alcuni di questi font “ecologici” sono molto simili a quelli tradizionali e nessuno noterà la differenza.

La risoluzione di stampa

Un altro metodo per risparmiare in ufficio nell’ambito della stampa è la riduzione della risoluzione.

Vi sono documenti che non hanno bisogno per forza di una risoluzione altissima: ciò che conta è che siano ben leggibili, e impostati in maniera professionale. Spesso basta un valore tipico, che corrisponde a 300 dpi.

Ridurre l’impiego dei condizionatori

In merito al risparmio di energia in ufficio, una parentesi va obbligatoriamente dedicata ai condizionatori.

Questi sono fondamentali tanto in estate quanto in inverno: il caldo e il freddo eccessivi impediscono di lavorare al meglio, e vanno contrastati con tali dispositivi.

Tuttavia i macchinari in questione sfruttano notevoli quantità di energia. Come ammortizzare queste spese? L’ideale è scegliere una temperatura intermedia, che non si discosti troppo da quella esterna.

Luce artificiale e luce del sole

Un altro consiglio a favore della bolletta: servitevi il più possibile dei raggi del sole per illuminare le stanze, e non accendete le lampade artificiali prima di una certa ora. A tale scopo è opportuno posizionare al meglio le scrivanie, affinché siano rischiarate direttamente dalla luce naturale. Evitate le tende pesanti alle finestre e il gioco è fatto!

Ottimizzare l’utilizzo del PC

Infine, è essenziale ottimizzare l’utilizzo del computer con alcuni stratagemmi.

Il PC va messo in stand-by quando non è adoperato, ed è preferibile tenere disattivato lo screensaver. La luminosità del monitor non deve essere al massimo, dato che ciò va a discapito dei consumi e anche della vista dei dipendenti!

Queste sono le nostre raccomandazioni per risparmiare in azienda. Altri accorgimenti riguarderebbero apparecchi specifici: per esempio, se voleste risparmiare inchiostro con una stampante Epson vi parleremmo di come eseguire un reset dei contatori e una pulizia delle singole cartucce. Ciascuna situazione richiede determinati trucchi!