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Tecnologia pull printing: di cosa si tratta e perché rispetta l'ambiente
Stampare i documenti riservati è sempre stato un problema, soprattutto in grandi uffici dove il via vai di colleghi intorno alla stampante non è sempre gestibile. Fogli che si perdono, documenti incompleti, persone che vengono a conoscenza di dati riservati…tutto questo è inammissibile in aziende dove la riservatezza regna sovrana, come per esempio studi notarili o legali di vario genere. Proprio per questo motivo c’è la tecnologia di stampa pull printing. La funzionalità avanzata di pull printing permette di stampare i documenti riservati con la massima riservatezza di stampa.
Tecnologia pull printing: cos’è?
La tecnologia pull printing è detta anche a “rilascio sicuro” ed è una funzionalità molto diffusa.
Di norma una persona stampa i documenti direttamente dalla propria postazione premendo sul tasto “stampa” e cliccando successivamente su “ok”.
Quando parliamo di pull printing, il procedimento subisce un’interruzione che non comporta la distruzione del documento o l’inceppamento del dispositivo di stampa, bensì la sospensione del processo di stampa finché il proprietario del file non è pronto a prendere la stampa fresca d’inchiostro.
In parole semplici, il pull printing funziona così: gli utenti inviano i documenti in stampa direttamente dalla propria postazione e restano in coda di stampa finché il proprietario non si reca nei pressi del dispositivo di stampa. Una volta vicino, inserisce un codice – simile ai codici pin del cellulare – e permette alla stampante di terminare il processo, smaltendo i file in coda.
Perché conviene la stampa pull printing
La stampa pull printing è molto conveniente non solo da un punto di vista di privacy, ma anche in ambito di sostenibilità. La stampante, senza il dovuto codice di stampa, non produrrà i file autonomamente, bensì li conserverà in una memoria virtuale protetta. In questo modo c’è un notevole risparmio anche dal punto di vista della carta utilizzata e dell’inchiostro inutilmente sprecato. L’impostazione pull printing farà in modo di mantenere secretati i file in memoria per un certo limite di tempo, stabilito dall’utente che usa la stampante, scaduto il quale eliminerà in modo sicuro e permanente la coda di stampa. È per questo motivo che pull printing è considerata una tipologia di stampa green, strizzando l’occhio anche al problema dell’ecosostenibilità e dell’impatto ambientale che ultimamente ci affligge.
Ottimizzare la sicurezza in modo efficiente
Di norma il maggior rischio per la sicurezza secondo le aziende è il malware, ma solo il 32% delle violazioni dei dati è associato a software malevolo. L’11% degli incidenti è causato da processi di stampa e scansione non sicuri. Gli errori più comuni nei processi di stampa e scansione sono:
- lasciare documenti riservati incustoditi (35%)
- non raccogliere le proprie stampe (34%)
- prendere documenti riservati di altri (27%).
Il pull printing assicura che gli utenti si autentichino sulla stampante e dimostrino di disporre di autorizzazioni adeguate, eliminando il rischio di documenti abbandonati e migliorando la sicurezza.
Il pull printing aiuta a ridurre il rischio di perdita di dati sensibili, a ripristinare il controllo di gestione e abbattere i costi. Aziende che non hanno una solida infrastruttura IT, adatta a garantire la sicurezza delle proprie stampanti adottano un servizio di stampa gestita (detta in termini tecnici MPS) per avere una gestione completa del parco stampanti. Che una singola persona gestisca le stampanti internamente o scelga di lavorare con un partner, il pull printing è un pilastro essenziale della sicurezza dei dati e dei documenti. Tuttavia solamente il 40% delle aziende usufruisce di questo servizio, segno che ancora oggi in Italia non si è completamente consapevoli delle potenzialità reali della tecnologia che abbiamo a disposizione quotidianamente.
